Que ce soit auprès des collaborateurs en interne, des partenaires, des prospects, ou des clients en externe, l’événementiel figure parmi les leviers de communication incontournables. Mais pour répondre aux objectifs de votre entreprise, encore faut-il choisir le bon format. Alors pour vous aider dans votre organisation, découvrez les principaux types d’événements professionnels.
Les différents formats pour vos événements d'entreprise
Avec le développement du digital, l’organisation d’événements professionnels évolue. Les entreprises ont désormais le choix entre différents formats selon leurs objectifs, leur budget ou leurs contraintes.
Les événements physiques
Se déroulant en présentiel, ce type d'événement professionnel favorise les interactions humaines. Face à face avec leur audience, les entreprises peuvent facilement créer du lien avec leurs collaborateurs, leurs clients ou leurs prospects. L’idée est alors d’engager des échanges, de partir à la rencontre du public et de susciter des émotions. Malgré tous ces avantages, les événements physiques présentent aussi des inconvénients, notamment en termes de budget et de logistique. C’est justement pour cette raison que les formats digitaux se développent.
Les événements virtuels
La pandémie du Covid a mis en avant les points faibles des événements physiques, au profit des événements virtuels. Ces derniers vous permettent, en effet, de rencontrer votre audience. Et ce, quelles que soient les contraintes (la logistique, les mesures gouvernementales, le budget ou les frontières). Avec ce type d'événement professionnel, vous pouvez toucher une cible encore plus large. Que vos prospects et/ou clients se trouvent à côté de chez vous, à l’autre bout de la France ou même dans un autre pays, ils pourront assister à vos présentations en ligne. Désormais, les frontières géographiques ne sont plus un obstacle pour participer à tel ou tel événement. Mais si le format digital a autant de succès, il ne remplace pas la proximité offerte par les événements physiques.
Les événements hybrides
Les événements hybrides combinent les formats virtuels et physiques afin de bénéficier de tous leurs avantages. Ainsi, vous pourrez développer des relations de confiance avec les participants présents physiquement, tout en vous adressant à une cible située aux quatre coins du monde. Cela dit, ce type d’événement nécessite généralement un budget important.
Les types d'événements professionnels pour votre communication interne
À destination des collaborateurs, ces événements privés permettent de renforcer la cohésion d’équipe, motiver ou former les collaborateurs. Pour chaque objectif, les entreprises peuvent organiser un type d’événement spécifique.
Les journées d'étude
L’objectif de ce type d’événement professionnel est de former les collaborateurs sur une thématique précise. Par exemple, la lutte contre la corruption, le développement de l’intelligence artificielle, etc. Mais attention, il ne s’agit pas d’écouter passivement les présentations proposées. En effet, si plusieurs experts interviennent pour présenter leur point de vue, les collaborateurs sont vivement incités à débattre sur chaque thématique. Les avantages de cette participation active sont multiples :
- Laisser la possibilité à chacun de s’exprimer ;
- Analyser en profondeur une thématique ;
- Mémoriser les informations transmises au cours de la journée d’étude.
Les séminaires d'entreprise
Les séminaires permettent de fédérer les équipes, motiver les collaborateurs, favoriser l’échange, réaliser un bilan sur la période écoulée, discuter de l’avenir et des objectifs futurs. Dans certains cas, le séminaire d’entreprise a également pour objectif d’intégrer de nouvelles équipes. L’idée est surtout de sortir les collaborateurs de leur quotidien. C’est pourquoi, ce type d’événement professionnel se déroule souvent à l’extérieur de l’entreprise. Si le changement d’ambiance est bénéfique pour les collaborateurs, organiser un séminaire peut aussi s’avérer très complexe pour ceux qui en ont la charge. Ils doivent, en effet, définir le choix du lieu de l’événement, trouver des activités ludiques et originales, réserver un service traiteur, prévoir la sonorisation, etc. D’ailleurs, certaines entreprises préfèrent faire appel à une agence événementielle pour limiter ces contraintes.
Le team building
Corollaire du séminaire professionnel, l’idée est de motiver et de renforcer l’esprit d’équipe. Les organisateurs de l’événement doivent donc tout mettre en œuvre pour faire vivre un bon moment aux collaborateurs. Et cela passe surtout par le choix d’activités et animations originales. Par exemple, des peintures murales pour favoriser la créativité, un escape game, une chasse au trésor ou un rallye pour soutenir la cohésion, une dégustation pour récompenser les équipes, etc. Ici, les organisateurs doivent redoubler d'imagination pour satisfaire les équipes.
L’incentive
L’objectif est similaire au team building. À la différence que l’incentive se déroule sur plusieurs jours dans un cadre exceptionnel (souvent une destination de vacances). Ce type d’événement d’entreprise est particulièrement utile si vous souhaitez récompenser vos collaborateurs. Par exemple, si vos équipes commerciales ont dépassé leurs objectifs annuels. L’incentive les incitera alors à faire encore mieux l’année suivante. Mais attention, le tourisme d’affaires nécessite un budget d’autant plus important puisque vous devrez trouver un hôtel-restaurant de prestige et des activités atypiques.
Les différents types d'événements externes
À travers ce type d’événement professionnel, vous vous adressez principalement à vos clients et prospects.
Les conférences
L’idée est de sensibiliser les participants sur une thématique précise. Généralement, votre cœur d’activité. Dans ce cadre, vous pouvez vous adresser directement à vos prospects ou clients qui assistent à la conférence. Ce faisant, vous démontrez votre expertise et renforcez votre image de marque. Comme lors d’une journée d’étude, le conférencier doit laisser la parole à l’audience à travers des sujets d’actualité pour ouvrir le débat à la fin de l’événement. À noter : si les conférences et les congrès ont le même objectif, il convient toutefois de connaître la différence entre ces deux types d'événements professionnels. En effet, les congrès ont une dimension internationale, puisqu’ils accueillent des personnes du monde entier, aussi bien au niveau de l’audience que des intervenants.
Les lancements de produits
Si vous avez un nouveau produit à promouvoir, ce type d’événement professionnel doit figurer sur votre stratégie de communication. En effet, les kick-offs réunissent vos meilleurs clients, vos prospects, mais aussi et surtout, la presse pour relayer l’information auprès d’un plus grand nombre. Ce faisant, vous gagnez en notoriété pour améliorer vos ventes. L’idée étant avant tout d’impressionner, le lancement de produit est généralement organisé dans des lieux atypiques avec des animations originales et grandioses. C’est pourquoi, les kick-offs sont davantage adaptés aux entreprises qui ont du budget. D’ailleurs, les plus connus sont les keynotes d’Apple (et notamment ceux de Steve Jobs) qui sont diffusées dans le monde entier.
Les salons professionnels
Ce type d’événement professionnel se déroule souvent sur plusieurs jours afin de réunir les professionnels d’un même secteur d’activité. Pour les entreprises, c’est l’occasion de se faire connaître auprès de sa cible, de discuter avec les clients et prospects ou encore de présenter des démonstrations de produits. Comme les salons attirent généralement plusieurs milliers de personnes, les exposants peuvent facilement remplir leur carnet d’adresses. Mais au-delà de la prospection, le salon professionnel permet aussi de faire du networking et de rencontrer de potentiels partenaires. Quels que soient vos objectifs, la participation à de tels événements vous permet de vous faire connaître. Cela dit, ils nécessitent souvent un budget conséquent. Notamment si vous assistez à des salons physiques.
Voilà pour tous types d'événements professionnels
Katia, notre live evangelist, nous a fait une super vidéo sur les différents formats de live :
Grâce à ses fonctionnalités d’interactions variées (comme les sondages, les quiz, les nuages de mots, l’intégration d’objet 3D, …), Voilà s’adapte à tous les types d’événements professionnels virtuels et hybrides. Mais surtout, notre plateforme vous permet d’accroître votre visibilité à grande échelle, puisqu’elle peut accueillir plus de 100K participants. Et ce, aussi bien en France qu’à l’international.
