Si la digitalisation des événements d’entreprise a été une excellente alternative durant la crise sanitaire COVID-19, la pratique est aujourd’hui pleinement ancrée dans les mœurs. Organiser un événement digital représente, en effet, une solution de premier choix pour de nombreuses sociétés. Cette méthode affiche, en outre, de multiples avantages si l’on compare avec la préparation d’un événement physique traditionnel : elle est moins coûteuse, plus respectueuse de la planète, mais aussi plus flexible pour les organisateurs et les invités. Par ailleurs, lorsque l’organisation s’appuie sur des outils adaptés, le virtuel maximise également l’expérience des participants. Le digital offre aux entreprises une nouvelle façon de travailler et d’interagir à distance. Il transforme le secteur de l’événementiel et permet de communiquer autrement. Depuis la pandémie de COVID-19, le secteur de l’événementiel a dû se renouveler et trouver des alternatives pour répondre aux contraintes sanitaires. Ainsi, de nouveaux types de manifestations ont vu le jour et ont persisté malgré les déconfinements progressifs et le retour à la vie normale. C’est notamment le cas de l’événement hybride (ou phygital). L’événement hybride est un rassemblement à mi-chemin entre l’événement physique et l’événement digital. Plus précisément, il s’agit d’un rendez-vous qui se produit physiquement, mais qui est simultanément retranscrit en ligne. Une partie de l’auditoire se trouve ainsi sur le lieu de la rencontre, tandis que l’autre en profite à distance (depuis l’étranger, leur bureau, leur domicile, etc.). Ce format présente de nombreux atouts. En l’occurrence, son impact sur le public est beaucoup plus important, il est moins onéreux et a de faibles répercussions sur l’environnement. Qu’est-ce qu’un événement hybride ? Comment organiser ce type de réunion ? Réponses.
Qu'est-ce qu'un événement hybride ?
L’événement hybride (ou phygital) associe lors du même rassemblement une rencontre en présentiel et une expérience virtuelle. Plus concrètement, il réunit physiquement des auditeurs et est simultanément retransmis en live. Il permet ainsi aux personnes qui se déplacent de vivre le moment en direct, et à celles qui sont à distance d’en profiter malgré la barrière géographique. Attention, toutefois, de ne pas confondre rencontre en ligne et rencontre hybride :
- dans le premier cas, l’entrevue a lieu 100 % en ligne et tous les participants y accèdent à distance ;
- dans le second cas, la rencontre intervient physiquement, mais le contenu est concurremment diffusé en direct (par visioconférence, en live streaming, en direct sur les réseaux sociaux, etc.).
L’événement phygital est un format qui mêle les deux mondes (physique et virtuel) afin de fournir une expérience unique aux invités. De plus en plus populaires en France, ces rencontres sont innovantes, originales et ont un impact beaucoup plus important sur les participants. Ces derniers profitent des échanges et des interactions de l’événement qui se produit en direct avec les avantages offerts par le digital.
Les 4 avantages d’organiser un événement phygital
Organiser un événement hybride présente plusieurs atouts :
- il n’existe aucune contrainte géographique ;
- son coût est moindre ;
- la portée de l’événement est plus importante ;
- son impact écologique est moindre.
Explications.
Pas de contrainte géographique
L’un des premiers atouts de l’événement hybride est qu’il est possible de regrouper davantage de personnes. D’un côté, les spectateurs qui ont les moyens de se déplacer peuvent se rendre sur le lieu de rencontre et profiter en direct du congrès. D’un autre, ceux qui sont limités par diverses contraintes (de déplacement, de temps, et autres) peuvent malgré tout le joindre à distance.Le digital n’impose aucune restriction géographique, donc l'événement hybride peut atteindre une audience plus vaste. Qu’importe l’endroit où ils se trouvent, les participants n’ont besoin que d’un ordinateur et d’un accès à Internet pour suivre le rassemblement et y contribuer. Ce dernier point est particulièrement important : l’événement hybride ne lèse en aucun cas les personnes qui assistent au live à distance. Elles peuvent aussi interagir et échanger avec les intervenants en respectant les règles en vigueur.
Une organisation peu coûteuse
L’événement hybride représente souvent une alternative moins onéreuse pour les organisateurs. En effet, il permet de rassembler des personnes, qu’importe l’endroit où elles se trouvent. Les professionnels, en un seul événement, communiquent avec des adhérents situés dans différentes zones géographiques. Ils évitent ainsi de se déplacer de ville en ville ou de pays en pays pour planifier un même événement et le déployer auprès de différents acteurs. Une seule et unique conférence hybride réunit l’ensemble des clients, partenaires et collaborateurs de l’entreprise.
Un impact positif sur les participants
Les expériences phygitales ont généralement un impact très positif sur les participants. L’ambiance est agréable, les rencontres sont facilitées et l’engagement reste important. Il s’agit d’une solution inédite pour conférer de la valeur ajoutée au rendez-vous organisé. La partie physique de l’événement phygital apporte beaucoup de convivialité qui se ressent même à distance. Enfin, l’événement hybride vit plus longtemps. Il est possible de proposer un accès au replay de l’événement. Les participants qui n’auraient pas pu y assister en direct peuvent alors le voir en différé.
Moins de conséquences sur l’environnement
Il est important de souligner que les événements hybrides ont une empreinte carbone moindre que les événements physiques. Et pour cause ! L’événement phygital implique moins de déplacement, moins de trajet, moins de réservation dans des chambres d’hôtel, moins d’utilisation d’eau et d’électricité sur le site, etc. En intégrant les événements hybrides aux pratiques de l’entreprise, il devient plus simple d’organiser des événements écoresponsables qui ont moins d’impacts sur la planète. Cet aspect sera d’autant plus important si la partie physique de l’événement hybride est elle aussi responsable grâce à :
- l’emploi de matériaux et d’accessoires écofriendly ;
- la promotion du covoiturage ou des transports en commun pour accéder au lieu de rencontre ;
- tri des déchets sur place ;
- la priorisation de supports de communication numériques plutôt que papier, etc.
Engager le public durant un événement hybride : la clé du succès
La réaction du public lors d’un événement hybride n’est pas la même que lors d’un événement 100% en présentiel. Il est important d’en tenir compte et d’opter pour les solutions adaptées afin de favoriser l’engagement. Il est essentiel de proposer des interactions innovantes qui combleront à la fois les personnes physiquement présentes et celles qui suivent le live à distance. Chez Voilà, nous sommes convaincus que les conférences digitales sont complémentaires aux conférences physiques. Afin de vous permettre d’offrir aux participants une expérience hors norme, nous avons instauré sur notre plateforme des outils qui vous aideront à maximiser l’écoute et l’engagement des auditeurs pour générer une vraie valeur ajoutée :
- l’intégration d’objets 3D dans le flux vidéo ;
- l’extended screen, ou écran étendu, pour une compatibilité totale avec les mobiles ;
- la diffusion en mode portrait grâce à notre application Voilà Direct ;
- les emojis personnalisables ;
- le chat ;
- les questions/réponses ;
- les sondages ;
- les nuages de mots ;
- le mur de photo ;
- l'enquête de satisfaction ;
- les présentations de slides, images, vidéos, etc.
Grâce à ces fonctions d’interaction, vous pourrez constamment rythmer votre live, tout en fournissant aux invités physiquement présents l’attention qu’ils méritent. Vous l’aurez compris, l’organisation d’événements hybrides révolutionne le monde professionnel. Novatrices et particulièrement engageantes, ces expériences captent l’intérêt des participants, créent un impact positif sur les adhérents et ne connaissent aucune limite géographique.
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