Planifier des événements en ligne s'inscrit durablement dans une stratégie de développement pour les entreprises. Cette option présente plusieurs avantages. Elle permet, notamment de réunir des collaborateurs et des clients de plusieurs endroits du monde, et s’avère souvent moins onéreuse que la création d’un événement physique traditionnel. Toutefois, il existe différentes sortes d’événements en ligne : séminaire, salon, conférence, team building, etc. Chacun d’entre eux affiche des codes qui lui sont propres, et tous ne répondent pas aux mêmes objectifs. En l’occurrence, le type d’e-événement à organiser n’est pas le même lorsqu’il s’agit de rassembler les collaborateurs afin de renforcer la cohésion d’équipe ou de promouvoir de nouveaux produits ou services auprès de la clientèle. Comment choisir le bon format pour votre événement en ligne ? Voilà vous offre tous les éléments de réponse.
Hybride ou 100 % en ligne : sélectionner le type d’événement qui vous correspond
La récente crise sanitaire que nous avons subie a véritablement bouleversé le paysage de l’événementiel. Face aux nombreux confinements, les entreprises ont dû s’adapter et trouver de nouvelles manières d’organiser leurs événements. Depuis, de nouveaux formats ont vu le jour : les rendez-vous 100 % en ligne et les rendez-vous hybrides. Avant même de définir si votre société a besoin de planifier un séminaire, une conférence ou un team building, analysez le type d’événement à organiser. Aura-t-il lieu de manière entièrement digitale ou sera-t-il hybride ? Pour rappel, un événement hybride est à mi-chemin entre un événement en ligne et un événement physique. Il réunit certaines personnes physiquement et est retranscrit en direct simultanément. Afin de choisir entre l’organisation d’un événement 100 % en ligne ou hybride, faites le point sur vos objectifs. Si vous souhaitez apporter plus de valeur ajoutée par le biais d’une présence physique, optez pour l’organisation d’un rendez-vous hybride. À contrario, si vous préférez éviter les déplacements et la location de salle, privilégiez l’événement en distanciel.
Les principaux types de formats d’événements en ligne
Une fois que l’entreprise a fait un choix entre événement hybride ou distanciel, il est nécessaire de se positionner sur le format de l’événement à réaliser. Voici les principaux formats existants :
- la journée d’étude, qui réunit les collaborateurs d’une entreprise afin de les informer sur un sujet précis ;
- le séminaire, qui peut regrouper des employés ou des clients de l’organisation afin de présenter un travail ou de favoriser les discussions ;
- la conférence ou le congrès, qui attire généralement un très grand nombre d’invités et des intervenants experts qui prennent la parole chacun leur tour. La conférence peut facilement durer une demi-journée, une journée voire plusieurs jours ;
- le lancement de produit, qui a lieu le plus souvent en soirée et qui détaille les nouveaux produits ou services commercialisés par l’entreprise ;
- le team building, qui réunit les collaborateurs afin de renforcer la cohésion d’équipe ;
- le salon, qui est un événement de grande ampleur qui tend à promouvoir un secteur d’activité, etc.
En bref, il existe des dizaines d’événements différents. En revanche, chacun d’entre eux répond à des codes qui lui sont propres, et ils ne visent pas tous les mêmes objectifs.
Choisir le format de l’événement à planifier selon vos objectifs
Pour sélectionner le format d’événement à organiser, identifiez vos objectifs (branding, information, recrutement de nouveaux clients, etc.), d’une part, et votre audience cible, d’autre part. À noter : le format team building concerne les collaborateurs, et le format lancement de produit vise les clients de la société. Voici comment faire un choix éclairé.
Le format d’événement idéal pour présenter vos projets à vos clients
Si vous souhaitez présenter vos projets à vos clients, vous pouvez organiser différents types d’événements. Ainsi, vous pouvez opter pour la réalisation de :
- séminaire en ligne, qui permet de réunir des clients et de partager avec eux des informations par le biais d’une visioconférence ;
- conférence ou d’un congrès, qui rassemble plusieurs intervenants et des convives qui échangent à propos d’un sujet donné ;
- live streaming conversationnel pour générer plus d’engagement. Ce format favorise les échanges en direct avec les invités.
Tous ces événements créent de la proximité avec le public et offrent également la possibilité à l’entreprise d’échanger sur un thème précis.
💡 La solution Voilà.
Pour réussir ce rendez-vous et marquer les esprits des invités, votre société peut opter pour un événement clé en main avec la solution Voilà qui intègre :
- la configuration de l'événement par des professionnels ;
- une proposition de scénario adapté (avec l’écriture des moments forts) ;
- une combinaison d’animation pour dynamiser l’audience ;
- une supervision et une coordination du live jusqu’à sa diffusion en direct ;
- la mise à disposition d’un replay à partager avec les clients qui n’auraient malheureusement pas pu être présents.
Le format d’événement optimal pour présenter vos produits ou vos services
Vous souhaitez présenter de nouveaux produits ou services ? Alors, vous pouvez organiser :
- un salon virtuel ;
- un congrès ;
- une convention commerciale ;
- un lancement de produits.
Ces quatre formats d’événement offrent la possibilité à l’entreprise de gagner en visibilité et de présenter ses nouvelles acquisitions.
💡 La solution Voilà.
Pour se différencier, il est important d'adopter la bonne stratégie. Voilà permet notamment de favoriser les échanges par chat et présenter des produits par le biais d’images en 3D. Les participants pourront ainsi les faire pivoter et zoomer pour ne manquer aucun détail. Avec Voilà, il est également possible de rendre ce type d’événement unique, en créant le suspens avant l’événement : campagne d’e-mailing, vidéo de teasing, etc. Le jour J, le show peut commencer par un sondage et des nuages de mots. Cette étape passée, l’entreprise peut enfin révéler son produit grâce à une vidéo de qualité et l’intervention de speakers. Pour finir, elle peut enchaîner avec une session de questions/réponses qui offre la possibilité aux invités d’échanger.
Le format d’événement dédié pour réunir vos collaborateurs
Enfin, pour réunir vos collaborateurs à distance, challenger vos équipes ou présenter des formations, optez pour l’organisation de :
- team building en ligne ;
- atelier en distanciel ;
- table ronde ;
- conférence ;
- afterwork à distance ;
- vœux d’entreprise ;
- webinar.
Plus que le format de l’événement, dans le cas de la réunion de collaborateurs, ce qui importe, c’est la manière d’engager les participants. Le rendez-vous doit être vivant, engageant et hautement participatif.
💡 La solution Voilà.
Avec Voilà, l’entreprise peut donc miser sur différentes solutions d’interaction pour favoriser les échanges et la participation des équipes. Peaufinez l’écriture du script, l’installation technique (lumière, micro, etc.) ainsi que la coordination du live pour créer un moment inoubliable.
L’importance de disposer d’un conducteur pour votre événement en ligne
Une fois le bon format déterminé pour votre événement en ligne, l’autre point essentiel est de capter l’attention de vos participants et de booster leur engagement. Pour ce faire, il est important d’avoir le scénario adapté et les animations adéquates. Plus spécifiquement, il faut suivre un conducteur qui permettra aux organisateurs de :
- diviser le discours et les slides par chapitre ;
- intégrer des notes pour l’équipe organisatrice ;
- ajouter des activités pour maximiser l’engagement des participants (quiz, mur de photos, nuage de mots, etc.) ;
- compléter le tout avec des vidéos pour les génériques, un jingle ou un compte à rebours.
Chez Voilà, nous mettons un point d’honneur à aider les entreprises à atteindre ce but. Celles qui souhaitent organiser une convention commerciale, par exemple, peuvent s’appuyer sur notre conducteur type qui propose des :
- moments de partage ;
- moments de feedbacks ;
- activités de motivation et de fierté d’appartenance.
L’outil offre, de plus, des idées de chapitres et d’activités ainsi que des chiffres clés sur les comportements des utilisateurs durant les événements hybrides ou virtuels.
Les formats d’événements proposés par Voilà
Qu’importe le format d’événement que vous souhaitez organiser, avec la plateforme de live Voilà, vous pourrez créer un événement à votre image. Voilà met à disposition de ses clients des templates qui correspondent à différents types de formats d’événements hybrides et digitaux. Tous favorisent l’engagement des participants à distance et leur permettent de vivre une expérience unique. Voilà vous propose d’organiser des conférences, des séminaires, des assemblées générales, des lancements de produits, des réunions d’entreprises, etc. La plateforme vous permet de créer facilement un événement qui vous ressemble et qui répond entièrement à vos objectifs. Les possibilités d’interaction disponibles vous permettront, en outre, de fédérer, de dynamiser et d’engager votre audience (objets 3D, question/réponse, chat, nuage de mots, questionnaire de satisfaction, intégration de slide, mur de photos, etc.).Échangez avec nos équipes sur la faisabilité de vos événements d'entreprise.
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