Comment réussir votre événement en ligne ?

Pensez-vous qu’il suffit d’utiliser une plateforme d’événement en ligne pour réussir votre live et maintenir l’engagement de votre audience ? Si planifier un événement en ligne est facile, réussir son live est plus difficile ! Rassurez-vous, c’est tout à fait possible avec une stratégie claire et structurée. Découvrez vite ci-dessous tous nos conseils pour réussir vos événements à distance et marquer les esprits.

Qu’est-ce qu’un événement en ligne réussi ?  

Selon le Larousse, un événement est « un fait d’une importance toute particulière » lors d’un événement physique. Les différents types d’événements professionnels :

• Un salon,
• Un lancement de produit,
• Une assemblée générale,
• Un séminaire,
• Etc.

Par essence, un événement sort de l’ordinaire. Il est superbe, voire sublime. De la même manière, on doit retrouver le « superbe » dans les événements en ligne. Chez Voilà, nos nouveaux clients nous disent « L’événement a été une réussite totale, il n’y a pas eu de problème ! ». L’absence de problème est une condition nécessaire pour qu’un événement soit une réussite, mais c’est loin d’être suffisant ! Nous définissons la réussite d’un événement par deux métriques ou KPIs simples :

• Le taux de participation à l’événement,
• Le taux d’engagement pendant et après l’événement

Mais il n’existe pas de taux standard qui prouve la réussite d’un événement. Car cela dépend du secteur, du type d’événement, de l’audience, des attentes des organisateurs, etc.

Pourquoi organiser un événement en ligne ?

L'organisation d'un événement en ligne représente beaucoup d’avantages :

• Augmenter votre audience : le nombre de participants à votre événement à distance est illimité,
• Améliorer l’expérience de vos participants : aucun déplacement n’est exigé pour un événement d’une demi-journée par exemple,
• Réduire l’empreinte carbone de votre événement (pas déplacement en voiture, train, ou avion) et renforcer vos engagements RSE,
• Mieux maîtriser votre budget : mais variable pour les événements organisés dans le métaverse avec des participants équipes. Néanmoins, l’aspect financier représente aujourd’hui la motivation principale des organisateurs d’événements en ligne,
• Mettre en place des événements dans des délais réduits,
• Etc.

Un format 100 % virtuel ou hybride

Deux possibilités s’offrent à vous !

1° Un événement 100% à distance souvent via une plateforme événementielle.

2° Un format hybride avec des participants en présentiel et des participants à distance. Cela permet de combiner les avantages du présentiel et du virtuel et d’augmenter son audience. Viva Tech, le plus gros salon tech d’Europe qui s’est déroulé du 15 au 18 juin en présentiel au Parc des Expositions est un exemple d’événement hybride. Nous sommes d’ailleurs très fiers d’avoir été sélectionnés en tant que partenaire de Viva tech ! 🎉

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Quels sont les enjeux du 100 % distanciel versus hybride ?

Comme mentionné plus haut, les deux grands enjeux sont l’obtention d’un taux de participation élevé et d’un engagement fort pendant et à l’issue de l’événement. Lors d’un événement 100 % distanciel, l’expérience du participant à distance est généralement valorisée. Même si la plupart des événements en ligne aujourd’hui ressemblent à un streaming simple. Dans le cadre d’un événement hybride, les organisateurs oublient souvent l’expérience du participant à distance et se focalisent sur celle du participant en présentiel. C’est pour nous, chez Voilà, une grosse erreur !L’expérience des deux types de participants doit être considérée. Elle doit être différente avec notamment des activités spécifiques en fonction du type de participant. Même si la finalité de l’expérience reste la même ! 

Les différentes étapes pour réussir votre événement virtuel

Organiser un événement à distance (salon professionnel, incentive, lancement de produit, team-building, assemblée, salon, etc.) ne s’improvise pas. Un événement à distance exige une préparation et une organisation en amont de l’événement afin d’éviter le moindre flottement ou temps mort pour offrir la meilleure expérience live. Votre live sera réussi si votre audience est engagée !Quelques aspects clés pour la réussite de votre événement en ligne :

1°) Définissez des objectifs précis : Pour quelles raisons organisez-vous cet événement ? Quel est le message principal à communiquer ?

2°) Fixezune date, une heure, et une durée de l’événement.

3°) Communiquez sur l’événement : envoyez des e-mails d’invitation, des relances en interne et en externe. En bref, utiliser tous les canaux disponibles pour augmenter votre audience.

4°) Créez le fil rouge de votre événement afin que les participants conservent bien en mémoire l’événement.

5°) Construisez votre déroulé en détail : Déterminez, sélectionnez et hiérarchisez l’ordre de présentation des contenus et mettez en avant les différents speakers, les différentes sessions, et le contenu complémentaire.

6°) Prévoyez et vérifiez votre matériel : son, qualité de la vidéo, décor, etc.) Faites tous les tests nécessaires avant le jour J. On ne fait pas un événement avec son simple PC et sa webcam 😉

7°) Déterminez les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante,

8°) Assurez le suivi post-événement en recueillant les avis des participants.

Comment s’assurer d’un bon taux de participation ?

En amont de l’événement, prévoyez :

• L’envoi d’invitations par e-mail et s’assurer qu’elles ne tombent dans les spams,
• L’envoi de relances,
• L’envoi de rappels SMS,
• L’utilisation des réseaux sociaux et de vos autres canaux pour communiquer sur l’événement

Mais surtout la mise en place d’une véritable stratégie de communication :

• Disposez d’un contenu adapté à votre cible,
• Attirez et retenez l’attention des participants avant l'événement,
• Assurez la liaison avec les médias et vos partenaires,
• Continuez la conversation après l’événement,
• N'arrêtez pas de communiquer quand l'événement est terminé,
• Parlez de vos événements passés et réussis.

Comment gagner la bataille de l’attention avec un événement à distance ?

Obtenir l’attention de l’audience pendant toute la durée de l’événement en ligne et pas seulement les premières minutes est probablement le plus gros challenge.  Comment faire ?

Pour nous, 5 dimensions clés, dont les deux dernières, sont souvent oubliées :

1. Communiquez à votre audience en amont les objectifs et l’agenda. Cela impacte le taux d’inscription, mais aussi les participants qui font le choix de vraiment participer.
2. Soignez la mise en scène et sa qualité : vidéo, son, lumière et plus globalement le format.
3. Ayez un contenu attractif
4. Interagir avec l’audience est un moyen plus efficace pour capter et maintenir l’attention volatile de l’audience, sachant que la durée moyenne d’attention en ligne est plutôt faible.
5. Pour les évènements hybrides : Considérez l’expérience du participant distanciel au même titre que celui en présentiel.

Voilà la solution digitale pour engager encore plus votre audience

Chez Voilà, nous adorons les événements !Hybrides ou à distance, nous vous donnons les moyens de faire de votre événement une expérience unique et mémorable ! Pour nous, c’est l’expérience du participant qui fait l’événement ! Ainsi, nous mettons à votre disposition différentes solutions live et des options afin d’augmenter l’engagement de votre audience.

Nos fonctionnalités pour engager votre audience à distance

Des éléments d’interactivité : chat, Q&A, quiz, emojis personnalisables, nuage de mots, jeux, break-up rooms. DesDes formats différents : mobile à mobile, intervenant à distance et tous les effets d’images et de vidéo offerts par notre régie vidéo.

Mesurez le succès de vos événements en ligne

Mesurez la performance de votre événement à l'issue de celle-ci pour améliorer les prochains sur la base d’une enquête de satisfaction, des courbes d’audience, des statistiques et courbes d’interactions…

Conclusion

Un événement en ligne représente donc une opportunité exceptionnelle pour engager votre audience à distance ! Mais pour le réussir, vous devez mettre en place une stratégie solide et utiliser les dispositifs adéquats afin d’engager au maximum votre audience. Souhaitez-vous réussir vos événements en ligne ?

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