Pourquoi et comment récupérer la data de vos événements ?

Quel que soit le format des événements digitaux, il est essentiel de collecter les données générées. Cette data s’avère capitale pour mesurer la performance et le retour sur investissement de vos événements. Ces renseignements sont un atout de taille pour comprendre les participants et leur offrir des prestations personnalisées. Vous l’aurez compris, la data, correctement récoltée et exploitée, représente une véritable mine d’or. Comment récupérer la data des événements live ? Pourquoi recueillir ces informations ? On vous explique tout.

Sommaire : 

1. La data, l’or noir du monde professionnel
   La data pour créer de la valeur ajoutée
   La data dans le secteur de l’événementiel
2. Pourquoi récupérer la data lors d’un événement ?
3. Comment collecter les données d’un événement live ?
   Les règles à respecter en matière de collecte de données événementielles
   Collecter les données événementielles en pratique
4. La gestion de la data avec la plateforme de live Voilà

 

La data, l’or noir du monde professionnel

La data pour créer de la valeur ajoutée

Depuis quelques années, la data est considérée comme l’or noir du XXIe siècle. Détenir des informations sur les préférences des clients, leur parcours et leurs attentes, facilite la prise de décision de l’entreprise. Il est ainsi plus simple de séduire les consommateurs, et in fine, d’accroître son chiffre d’affaires.

Véritable levier stratégique, la donnée est une ressource économique à part entière. Il est indispensable de la recueillir et de la traiter lorsque vous réalisez des campagnes de fidélisation ou que vous organisez des événements. Disposer d’informations complètes et continuellement mises à jour, vous permet :

• d’apprendre à connaître vos clients ;
• de répondre plus aisément à leurs attentes ;
• de concevoir des services ou des produits adaptés ;
• de savoir si votre entreprise atteint ses objectifs ;
• de générer un avantage concurrentiel.

Pour obtenir de tels résultats et créer de la valeur ajoutée, il est essentiel de recueillir puis d’exploiter correctement les données. Disposer d’un volume conséquent de data restera improductif si personne ne s’en sert.

La data dans le secteur de l’événementiel

Une entreprise qui organise un événement digital ou hybride a tout intérêt à récolter de la data avant, pendant et après le rendez-vous. Collecter des données pertinentes offre la possibilité aux organisateurs d’ajuster leurs stratégies événementielles. Cette pratique est idéale pour :

• apprécier les performances de l’entreprise (en matière de chiffre d’affaires généré, de visibilité, etc.) ;
• quantifier avec précision le nombre de personnes présentes ainsi que leur répartition (par sexe, âge, secteur géographique, etc.) ;
• calculer le retour sur investissement de l’événement ;
• perfectionner les événements à venir. 

Plus généralement, récupérer puis analyser la data facilite l’identification d’axes d’amélioration pertinents. La pratique est également appréciée pour mieux cibler les préférences des invités.

 

Pourquoi récupérer la data lors d’un événement ?

Récupérer la data lors d’un événement est une solution efficace pour identifier les opportunités ainsi que les tendances. Être en mesure de chiffrer avec précision le nombre de participants, la durée de leur présence et leur taux d’engagement, donne l’occasion aux organisateurs d’en savoir plus sur :

• les sujets qui plaisent le plus ;
• les opportunités de networking qui peuvent exister ;
• les secteurs en pleine croissance sur lesquels se positionner.

La data aide à spécifier quels sont les éléments qui ont le plus attiré l’attention durant le live. L’inverse est aussi vrai. Dès lors, les organisateurs ont l’opportunité de faire un tri, afin de sélectionner le meilleur.

1.  Optimisez les futurs événements

Grâce à la data, il est possible d’analyser finement le comportement des participants durant l’événement et d’obtenir leur feedback (grâce à des enquêtes de satisfaction, notamment). Ces informations sont cruciales pour optimiser les futurs événements. L’entreprise sera à même de choisir :

• quels sont les sujets à inclure, quelles sont les animations les plus appréciées (en fonction des taux d’engagement notés) ;
• quels sont les speakers qui ont le plus marqué l’assemblée, etc.

La data met en lumière ce qui plaît ou ce qui plaît moins aux invités afin d’aller dans leur sens les fois suivantes. Cette action est idéale pour booster davantage l’impact de vos rendez-vous.

2.  Prenez des mesures correctives en temps réel

Récolter la data lors d’un événement live favorise la prise de mesures correctives au bon moment. Exemple : un organisateur planifie un événement en ligne prévu sur trois jours. À la fin de la première journée, il note un taux d’engagement très faible, et presque aucune interaction sur les animations qu’il a prévues. Grâce à cette analyse, il  pourra imaginer des alternatives et proposer d’autres interactions pour les jours suivants. En récoltant de la data, et en l’analysant au bon moment, il est possible de réagir rapidement et d’éviter les impairs.

3.  Personnalisez l’expérience des participants

Disposer d’informations sur les participants (nom, adresse email, profession, etc.), vous aide à améliorer et à personnaliser l’expérience des participants. Les organisateurs vont pouvoir s’appuyer sur ces renseignements afin de créer un rendez-vous sur mesure en :

• créant des sessions individualisées ;
• envoyant des communications ciblées après l’événement ;
• invitant des exposants appréciés par la cible invitée, etc.

Ces renseignements serviront également à envoyer le bon message au bon moment et aux bons invités.

4.  Mesurez votre retour sur investissement

Autre atout majeur, la data événementielle représente un outil indispensable pour mesurer le retour sur investissement du rendez-vous. Disposer de chiffres précis est idéal pour mesurer la portée de la manifestation ainsi que le retour sur investissement généré.

Pour rappel, le retour sur investissement est un indicateur clé utile pour mesurer la rentabilité de l’événement en mettant en relief les dépenses par rapport aux revenus générés.

D’autres indicateurs pourront également être analysés :

• le taux de participation (pourcentage de personnes inscrites qui ont effectivement participé au live) ;
• le temps moyen passé sur le live ;
• le taux d’engagement des invités ;
• le nombre de connexions total ;
• le nombre de rendez-vous pris à l’issue de l’événement, etc.

Ces reportings servent d’appui aux organisateurs pour mieux apprécier les résultats de l’événement réalisé et dégager des pistes d’amélioration pour la suite.

 

Comment collecter les données d’un événement live ?

Les règles à respecter en matière de collecte de données événementielles

En Europe, les entreprises sont libres de collecter les données de leurs clients dès lors qu’elles respectent le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement précise, notamment, que les organisateurs doivent collecter puis traiter la data de manière légale, sécurisée et transparente. Il est également essentiel d’avoir le consentement explicite des clients avant de récolter leurs données personnelles.

Pour ce faire, il faut :

• informer les participants sur la manière dont leurs données seront utilisées et obtenir leur accord avant utilisation ;
• s’assurer que les données seront bel et bien stockées de manière sécurisée ;
• respecter les lois en vigueur en matière de protection des données, en consultant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), si les événements sont prévus en France.

Collecter les données événementielles en pratique

Dès lors que les organisateurs respectent les règles précédemment citées, ils peuvent passer à l’action et récolter la data lors des événements qu’ils organisent. Il existe différentes manières de procéder. L’entreprise peut notamment mettre en place un formulaire d’inscription pour s’inscrire au live. Le formulaire d’inscription s’avère efficace pour récolter différentes informations telles que :

• le nom et le prénom de l’invité ;
• son lieu de résidence ;
• son âge ;
• sa profession, etc.

Réaliser des enquêtes de satisfaction une fois le live terminé représente également une solution efficace pour récolter de la data événementielle. L’envoi d’un questionnaire permet d’avoir un retour des invités sur l’événement auquel ils ont participé. Les organisateurs, de leur côté, seront en mesure d’en savoir davantage sur les éléments qui ont plu et les éléments qui ont moins plu de sorte à s’améliorer pour les prochaines éditions.

Enfin, pour plus de simplicité, il est préférable de travailler à partir d’une plateforme de live. Cette dernière récolte différents types d’informations sur le profil des invités, la manière dont ils ont interagi durant le live, leurs préférences, leur niveau d’engagement, etc. Le tout est ensuite centralisé sur une même interface afin de simplifier leur consultation et la prise de décision.

 

La gestion de la data avec la plateforme de live Voilà

L’une des fonctionnalités de la plateforme de live Voilà est exclusivement dédiée à la gestion, à la collecte et au stockage de la data de votre événement. Afin de faciliter vos analyses, vous disposez :

• d’une courbe d’audience en temps réel ;
• d’un visuel sur les messages laissés et les questions qui ont été posées durant votre événement ;
• d’un suivi de l’engagement en temps réel ;
• d’enquêtes de satisfaction à envoyer à l’ensemble des participants afin d’avoir leur retour sur le live.

La confidentialité des données récoltées se trouve également assurée. Les données ainsi que la plateforme sont hébergées en Europe. La collecte et le stockage de la data sur l’application respectent les règles du RGPD. Une fois la période contractuelle passée, les données sont automatiquement supprimées.

Notez, enfin, que la plateforme de live Voilà vient d’obtenir la certification ISO 27001. Pour rappel, cette norme atteste que la société a instauré des pratiques qui tendent à maximiser la confidentialité et l’intégrité des informations des clients.

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